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Pratiques en matière de protection des renseignements personnels, d'information et de divulgation

Aperçu

Politique de confidentialité des renseignements personnels du CTEO

L’utilisation et divulgation des renseignements personnels sur la santé

Définition de « renseignements personnels »

Procédures

Aperçu

Le Centre de traitement pour enfants d'Ottawa (CTEO) tient résolument à respecter la confidentialité des renseignements personnels de ses clients et de leurs familles, des bénévoles, des employés, des étudiants en stage, des donateurs, des membres et de toute autre partie intéressée.

Les renseignements personnels nous sont confiés en toute confiance et doivent demeurer confidentiels.

Il est important que les renseignements personnels ne soient pas diffusés à l'extérieur du CTEO de manière non autorisée, ou au sein du CTEO aux membres du personnel, autrement que dans le cadre de consultations appropriées dans le cours normal du traitement d'un client ou de la prestation de programmes et de services.

Pour ce qui est de tous les renseignements personnels envoyés par le biais de ce site Web ou à l'un ou l'autre des points de service du CTEO, en aucune circonstance le CTEO ne partagera ni ne vendra à des tierces parties aucun élément de vos renseignements personnels ou de renseignements qui permettraient de vous identifier.

De plus, toute personne qui fournit des renseignements personnels peut s'attendre à ce que ces renseignements soient bien protégés et qu'ils servent uniquement aux fins auxquelles ils ont été recueillis.

Cette politique a pour but de veiller à ce que les renseignements personnels soient recueillis, utilisés et communiqués de façon appropriée, tant à l'intérieur qu'à l'extérieur du CTEO. On ne vise pas ainsi à interdire ou à limiter la discussion de renseignements personnels par les membres du personnel à des fins légitimes.

Définition de « renseignements personnels »

Les renseignements personnels se définissent comme toute information de fait ou subjective, consignée ou pas, au sujet d'une personne que l'on peut identifier.

Exemples de renseignements personnels : âge, nom, dossier médical et diagnostic, information portant sur l'état physique ou mental (y compris les antécédents médicaux de la famille), origine ethnique, groupe sanguin, opinions, évaluations, commentaires, ou statut social.

Les renseignements personnels ne comprennent pas le titre d'un poste, le numéro de téléphone ou l'adresse, toute information qui pourrait figurer sur une carte professionnelle ou que l'on pourrait découvrir en ayant recours à des renseignements auxquels le public a accès, comme un bottin téléphonique.

Procédures

Les pratiques du CTEO en matière de protection des renseignements personnels, d'information et de communication s'inspirent de 10 principes énoncés dans le « Code canadien de protection des renseignements personnels », de l'Association canadienne de normalisation (CSA).

Ce code sous-tend à la fois la Loi sur la protection des renseignements personnels sur la santé et la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE). Voici donc la liste et la définition de ces principes directeurs :

  1. Responsabilité
    Il incombe au CTEO de protéger et de garantir la confidentialité de tous les renseignements personnels dont il a la gestion, et ce, en tout temps. On s'attend à ce que les membres du personnel, les bénévoles et les étudiants qui ont accès à des dossiers qui renferment des renseignements personnels se conforment aux pratiques du CTEO en matière de protection des renseignements personnels, d'information et de communication.
  2. Fins de la collecte des renseignements
    Les renseignements personnels sont recueillis à des fins particulières; dans la mesure du possible, on consignera la ou les fins.
  3. Obtenir un consentement
    Il faut le consentement valide et éclairé de la personne, ou de son parent ou tuteur, pour la collecte, l'utilisation ou la communication de renseignements personnels, à moins d'indications contraires.
  4. Limitation de la collecte
    La quantité et la nature des renseignements se limitent à ceux qui sont nécessaires aux fins déterminées.
  5. Limitation de l'utilisation, de la communication et de la conservation des renseignements personnels
    Le CTEO :
    • utilisera ou communiquera les renseignements personnels uniquement aux fins auxquelles ils ont été recueillis, sauf avec le consentement éclairé de la personne, de son tuteur, ou selon que l'exige la loi;
    • conservera les renseignements personnels uniquement aussi longtemps qu'il le faut pour atteindre les fins;
    • conservera les renseignements personnels utilisés pour prendre une décision au sujet d'une personne pendant une période raisonnable (qui doit permettre à la personne d'obtenir les renseignements au sujet de la décision et demander une réparation, si la personne le désire); et
    • consignera toute nouvelle fin de l'utilisation de renseignements personnels et obtiendra les consentements nécessaires.
  6. Être exacts
    Les renseignements personnels doivent être aussi exacts, complets et à jour que l'exigent les fins pour lesquelles ils ont été recueillis.
  7. Utiliser des mesures de sécurité appropriées
    Le CTEO doit protéger les renseignements personnels contre la perte ou le vol, ainsi que contre la consultation, la communication, la copie ou l'utilisation non autorisées.
  8. Être transparent
    Le CTEO doit mettre à la disposition de toute personne des renseignements concernant la gestion des renseignements personnels, et il doit faire en sorte que toute personne intéressée puisse communiquer avec la personne responsable des pratiques du CTEO en matière de protection des renseignements personnels, d'information et de communication.
  9. Permettre l'accès aux renseignements personnels
    Toute personne qui en fait la demande doit être informée de l'existence de renseignements personnels qui la concernent, de l'usage qui en est fait et du fait qu'ils ont été communiqués à des tiers, et lui permettre de les consulter.
  10. Possibilité de porter plainte contre le non-respect des principes
    Toute personne (client, employé, etc.) peut se plaindre du non-respect des principes énoncés ci-dessus en communiquant avec Roxanne Riendeau, l'agente de protection des renseignements personnel du CHEO-CTEO, à privacy@cheo.on.ca, ou au 613-737-7600, poste 2203.